식자재 관리, 아직도 손으로? 외식업 원가 관리 디지털화 현실 점검

왜 식자재 관리가 다시 화두인가

최근 외식 프랜차이즈와 소상공인을 대상으로 한 디지털화 협약, 식자재 관리 전문 스타트업의 투자 유치 소식이 잇따라 전해지고 있다. 업계가 식자재 관리에 다시 주목하는 이유는 단순하다. 재료비가 매출에서 차지하는 비중이 계속 오르는 상황에서, 여기를 잡지 못하면 아무리 손님이 많아도 남는 게 없기 때문이다.

흔히 외식업의 원가율(재료비 비율)은 30퍼센트대 후반을 관리 목표로 삼는다고들 하지만, 이는 업종과 콘셉트에 따라 크게 달라진다. 고깃집과 카페, 분식집이 같은 기준일 수 없다. 중요한 건 절대 수치가 아니라 '우리 가게의 원가율을 내가 알고 있는가'다. 의외로 많은 사장님이 월말 통장 잔고로만 장사 상태를 가늠한다.

거창한 시스템 전에, 당장 할 수 있는 3가지

투자받은 스타트업의 솔루션이나 프랜차이즈 본사의 통합 시스템은 규모가 있는 매장 이야기다. 개인 식당 사장님이 오늘부터 할 수 있는 것부터 보자.

• 대표 메뉴 원가표 만들기. 잘 팔리는 상위 5개 메뉴만이라도 재료별 사용량과 단가를 적어 1인분 원가를 계산해 본다. 엑셀 한 장이면 충분하다. 판매가 대비 원가가 얼마인지 숫자로 보이는 순간 메뉴 구성이 달라진다.
• 발주와 재고를 기록으로 남기기. 거래처 단가는 말로만 오가면 슬금슬금 오른다. 입고 단가를 날짜별로 남기면 인상 시점과 폭이 보이고, 협상 근거가 된다.
• 폐기(로스) 기록하기. 버리는 재료를 하루 5분만 메모해도 과발주, 보관 문제, 안 팔리는 메뉴가 드러난다. 로스는 눈에 안 보이는 원가다.

디지털 도구는 '기록의 자동화'로 접근하라

POS 데이터, 발주 앱, 재고 관리 프로그램 같은 도구의 본질은 사람이 하던 기록을 자동으로 남겨주는 데 있다. 손으로 3가지를 해 보고 '이건 매번 하기 번거롭다' 싶은 지점이 명확해졌을 때 도구를 도입하는 편이 실패가 적다. 순서가 반대면, 비싼 시스템을 깔아놓고도 입력을 안 해서 무용지물이 되기 쉽다.

도구를 고를 때는 우리 POS나 배달앱, 세무 자료와 데이터가 연동되는지, 매달 나가는 이용료가 절감되는 원가나 인건비보다 작은지를 따진다. 프랜차이즈 가맹점이라면 본사 시스템과 중복되지 않는지도 확인해야 한다.

결국은 원가를 '보이게' 만드는 일

식자재 관리 디지털화의 핵심 가치는 화려한 기능이 아니라, 그동안 감으로만 알던 원가를 숫자로 보이게 만드는 데 있다. 손으로 하든 앱으로 하든 방향은 같다. 어떤 메뉴가 실제로 남고, 어디서 새는지를 아는 것. 여기서부터 가격 조정, 메뉴 개편, 거래처 재협상 같은 실제 의사결정이 나온다.

다만 원가 계산 방식이나 세무상 매입 처리, 부가세 매입세액 공제 같은 부분은 업종과 사업 형태에 따라 다르게 적용되므로, 구체적인 처리는 담당 세무사나 관할 세무서를 통해 확인하는 것이 안전하다. 이 글은 관리 방향을 잡기 위한 일반적인 정보다.